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会社合併記念行事
準備
| 企画委員会の 設置 |
◆十分討議して一本化する まず、企画委員会を設置します。記念パーティーは合併後あまり間があかないうちに行う必要がありますから、企画委員会は、合併が完全に成立する前に発足させなければなりません。 （１）委員会の構成員 企画委員会は、合併する両会社または合併後の新会社の総務担当者やゼネラル・スタッフを中心に編制します。社風や習慣も違う会社の者同士が１つの行事を企画するのは容易なことではありませんから、企画委員会の委員長には副社長クラスの者があたり、ある程度イニシアチブをとっていく必要があるでしょう。 （２）計画案の作成 委員会では、行事の内容、開催の日時、式次第、会場、記念事業の企画、そのほか基本的な計画案を作成します。企画段階では、両社の相違点をぶつけあい、検討を重ねて一本化していきます。 |
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| 会場の手配 | ◆ホテルなどで行うのが無難 合併記念パーティーは、社屋を会場としてもよいのですが、来賓やマスコミ関係者を多く招く場合には、ホテルなどを会場とするのがよいでしょう。 社屋を会場とした場合、吸収合併では吸収される側の会社の関係者に敗北感めいた印象を与えることも考えられます。対等感を演出するためにもホテルなど社外の施設を利用した方が無難です。 会場は早めに予約しておくとともに、あらかじめホテルの担当者と会場の設営、料理などについて打合せをしておく必要があります。 |
| 記念品の準備 | ◆自社の製品を贈ってみるのもよい 記念品は、合併後１年目、５年目など節目となる年に周年行事を催す場合に贈られることが多いよいですが、合併記念パーティーなどにも用意するとよいでしょう。 記念品の選定にあたっては、もらう人の気持ちになって考えるようにします。かさのある重いものよりもコンパクトなものの方が持ち運びには都合がよいですし、装飾品よりは実用品の方が好まれるでしょう。新会社のＰＲをかねて、自社の製品を記念品とするもよいアイデアです。 |
| 招待客の決定 | ◆各部門から意見を聴いて調整する 記念パーティーは、新会社が初めて行う大切な行事です。招待客のリストアップに際しては、経営戦略的な観点から不足のないよう各部門から意見を聴き、名簿を作成して管理するようにします。 名簿には招待される者の情報を正しく記入し、開催当日までその情報に変更がないかチェックします。 |
| 招待状の発送 | ◆相手の都合を考えて早めに発送する 招待状は招待者名簿にしたがって、遅くとも１ヶ月前には発送します。招待状には、返信用のはがきを忘れずに同封します。そのほか必要に応じて会場案内図、駐車券なども同封します。 なお、来賓としてスピーチを依頼する場合には、早めに依頼しておく必要があります。 |
| 役割分担の決定 | ◆司会・進行役などを決める 司会・進行役は総務部長が行うことが多いようですが、必要に応じて進行の補助として数名の進行係を決めておきます。 また、受付との連絡、ホテルとの窓口役、来賓の世話係などの役割分担を決めておきます。 |
