支店・営業所開設披露行事｜ケータリング･イベント総合企画｜株式会社太田グリーンパレスパーティサービス

支店・営業所開設披露行事

準備

会の形式の決定

◆開催形式を決める
　支店・営業所解説披露行事には、式典とパーティーがありますが、その目的を考えて、どのような形式で行事を開催するかよく検討する必要があります。

□式典のみ
□式典と披露パーティー
　・同じ場所で行う　・別の場所で行う
□披露パーティーのみ

日時の決定

◆休日、休前日、月末を避ける
　支店・営業所開設披露行事は、営業を開始する日、あるいはその２、３日前に行います。休日、休前日、月末を避けて平日にした方が無難です。慶事ですので日柄のよい日を選ぶとよいでしょう。開催時間は午後か夕刻、昼食や夕食を取り入れるときは、その時間帯に調整します。

会場の手配

◆自社の風格に合った場所にする
　新支店・営業所のお披露目ですので、開設する支店・営業所で行うのが最も効果的です。しかし、式典や披露パーティーを行う十分なスペースがない場合は、別に会場を設けます。ホテルや宴会場を利用すると、会場設営の準備の段取りや進行の手助けをしてくれるので便利です。ホテルや宴会場を選ぶときには、自社の風格に合った場所にします。

招待客の決定

◆招待客の重複やもれがないようにする
　招待客は、取引先、地元の関連企業、官庁関係、金融機関、マスコミ、地元有力者の中からリストアップします。招待客の人選は、地元の人脈を事前に調査した上で決めます。会社側からは地元進出を重視する意味で、社長、役員には必ず出席してもらうようにお願いします。営業、総務、生産などの各部署から招待者リストを提出してもらい、最終的に招待者の重複やもれがないかどうかを確認します。

招待状の発送

◆開設の1ヶ月前には発送する
　招待状は、開設の1ヶ月前には発送するようにします。招待状に同封するのはあいさつ文、会場案内図、返信用はがき、駐車券です。取引先には直接渡しておきます。地元の方々には招待者のあて名を記入しないで、案内状を余分に渡します。招待状には役職、敬称を正確に記載します。

スピーチの依頼

◆来賓祝辞の依頼は慎重に進める
　来賓の祝辞については、人選からスピーチの順番の決定まで慎重に進めます。来賓に不快感を与えると今後の事業運営に影響することがありますから、地元に精通している人の意見を参考にして決めます。
　来賓に祝辞を依頼する場合は、招待状の発送と併せてお願いをしておきます。会社側のあいさつは社長、新支社長に依頼します。

備品、記念品の準備

◆記念品は軽くてコンパクトなものを選ぶ
　支店・営業所開設披露行事を円滑に運営するには、次のような備品が必要です。

□胸章リボン　□紅白幕　□社旗　□生花
□マイク　□照明装置　□記念品　□芳名帳
□硯、筆、ペン　□祝い受け盆　□名刺受け　□タイトル
□ビデオ、カメラ、スライド　□ＢＧＭカセット

　胸章は、社長用、役員用、来賓用、一般招待者用、スタッフ用に色を分けて区別をします。主催者は白、来賓は赤、あとは地位の高さによって胸賞の大きさを分けます。
　記念品は、なるべく軽くてコンパクトなものを選び、品物を決めたら早めに注文します。記念品に社名を入れるときは、大きすぎないようにします。

役割分担の決定

◆総括責任者は係員を監督・指示する
　準備段階で、当日の役割分担を文書にして配るようにし、開催前日の最終打合せで、それぞれの係が当日に行動すべき点を確認するようにします。スタッフの総括責任者はすべてを把握し、係員を監督・指示します。